Iedere declaratie gecontroleerd zonder gedoe.
Het declaratieplatform voor opleidingsfondsen, gebouwd in Europa.
Subono leest de factuur, vergelijkt die met de aanvraag en toetst aan uw regeling. Klopt iets niet, dan gaat de aanvraag naar een medewerker. Er wordt niets automatisch afgewezen.
- Werkgever
- Voorbeeld Techniek B.V.
- Valt onder
- Ander opleidingsfonds
Deze werkgever valt onder een ander fondsEen medewerker beoordeelt dit
- Factuurnummer
- VB-2026-0113
- Eerder ingediend
- 12 maart 2026
Deze factuur is al eerder ingediendEen medewerker beoordeelt dit
- Opleiding
- Spreadsheets voor gevorderden
- Regeling
- Technische vakopleidingen
Deze opleiding valt buiten de regelingEen medewerker beoordeelt dit
Wat Subono bij iedere aanvraag nagaat
- Werkgever valt onder uw fonds
- Dubbel ingediende facturen
- Opleiding binnen de regeling
- Budget van de subsidieronde
- Gegevens van het opleidingsinstituut
Elke aanvraag is maatwerk. Per fonds, per regeling, per medewerker.
Een werkgever dient één factuur in voor drie medewerkers. Valt iedere medewerker onder uw fonds? Past de opleiding binnen de regeling? Is er in deze ronde nog budget? Behandelaars zoeken dat nu per aanvraag uit.
Voor een bestuur gaat het om verantwoording: laten zien dat iedere euro volgens de regeling is besteed. Dat lukt alleen als iedere aanvraag op dezelfde manier wordt getoetst.
- S. de VriesValt onder het fonds
- M. JansenWerkgever valt onder ander fonds
- R. BakkerBudget van de ronde is op
Uitzoeken per medewerker, met de hand.
Uitzoeken per aanvraag
Hoort de werkgever bij uw fonds, past de opleiding in de regeling, is er nog budget? Behandelaars zoeken het per aanvraag op.
Eén factuur, meerdere medewerkers
Een factuur voor een groep moet per medewerker worden uitgesplitst en getoetst. Dat is precies handwerk.
Vragen via mail en telefoon
Aanvragers willen weten waar hun aanvraag staat. Die vragen beantwoorden kost tijd die niet naar beoordelen gaat.
Lange doorlooptijd
Hoe meer handwerk, hoe langer een werkgever op de vergoeding wacht.
En de aanvrager? Die vult in en wacht af.
Een werkgever in de installatiebranche declareert een opleiding vaak tussendoor, met de factuur in de hand. Het formulier vraagt om gegevens die al op die factuur staan.
Daarna blijft het stil. En komt er een besluit, dan staat er zelden bij hoe het bedrag tot stand kwam. Dat levert vragen op, bij de aanvrager en bij uw medewerkers.
- Moet ik het bedrag met of zonder btw invullen?
- Welke bijlage willen ze nu nog van mij?
- Is mijn aanvraag eigenlijk wel binnengekomen?
- Waarom krijg ik minder dan ik heb aangevraagd?
Zo werkt het. Drie rollen, één route.
Iedere aanvraag loopt dezelfde route. Elke stap heeft een echte status, en iedere uitkomst een reden en een bron.
1. AanvragerFactuur uploaden, gegevens bevestigen
- Upload de factuur als pdf of foto, ook vanaf de telefoon.
- Subono leest de gegevens uit. De aanvrager bevestigt wat er staat, met de factuur ernaast.
- De status is altijd te zien, en bij een besluit staat erbij hoe het bedrag is berekend.
Schermbeeld met fictieve demogegevens. 2. BehandelaarBeoordelen met de berekening en de bron erbij
- Aanvragen komen in drie bakken: klaar voor goedkeuring, menselijke beoordeling, of een harde regel overtreden.
- Per vraag ziet de behandelaar wat de controle vond, met de plek op de factuur.
- De behandelaar beslist: goedkeuren, informatie opvragen of afwijzen. Altijd met een reden.
Schermbeeld met fictieve demogegevens. 3. BeheerderRegels, budget en teksten in eigen hand
- Leg per regelingversie vast wat vergoedbaar is, en tot welk maximum.
- Beheer subsidierondes, budget en steekproef.
- Zie technische meldingen en het auditlog, zonder toegang tot de inhoud van dossiers.
Schermbeeld met fictieve demogegevens.
Hoe Subono beslist
Code rekent.
Bedragen, btw en maxima volgen vaste regels uit uw regeling. Geen schatting.
AI oordeelt.
Een taalmodel beantwoordt twijfelvragen, zoals of een opleiding vakgericht is, en geeft aan hoe zeker het is.
De mens beslist.
Er wordt nooit automatisch afgewezen. Twijfel gaat naar een medewerker.
Wat er verandert.
Voor het fonds, de behandelaar en de aanvrager.
| Vroeger | Met Subono | |
|---|---|---|
| Fonds en bestuur | Per aanvraag uitzoeken of werkgever, medewerker en opleiding bij de regeling horen. | Iedere aanvraag is op dezelfde manier getoetst. Elke beslissing heeft een reden, een bron en een audittrail. |
| Behandelaar | Factuur en formulier naast elkaar leggen. Vragen beantwoorden per mail en telefoon. | Alleen de twijfelgevallen op tafel, met berekening en bron erbij. Wat klopt, staat klaar voor goedkeuring. |
| Aanvrager | Bedragen overtypen, bijlagen zoeken en afwachten. | Factuur uploaden en bevestigen. Status en uitleg zijn altijd in te zien. |
Uw fonds, uw huisstijl.
Ieder fonds krijgt een eigen omgeving op een eigen adres, in eigen kleuren en met eigen logo. Aanvragers zien uw fonds, niet ons.
Bijvoorbeeld uwfonds.subono.eu. Ook de e-mails die aanvragers ontvangen, staan in uw huisstijl.
Declareer uw opleiding
Upload de factuur. Wij lezen de gegevens voor u uit.
naam@werkgever.nlInloggenDeclareer uw opleiding
Upload de factuur. Wij lezen de gegevens voor u uit.
naam@werkgever.nlInloggenPrivacy By Design.
Aanvragen gaan over mensen en over geld. Daarom is de scheiding tussen fondsen geen instelling, maar de basis.
Een eigen, gescheiden omgeving per fonds
Gegevens van uw fonds staan in een eigen omgeving en komen nooit bij een ander fonds.
Verwerking in Europa
Aanvragen, facturen en uitkomsten worden binnen Europa verwerkt.
Ieder ziet alleen wat nodig is
Aanvragers zien hun eigen aanvragen. Behandelaars wijzigen geen regels. Beheerders zien geen dossierinhoud.
Alles is terug te volgen
Bij iedere stap wordt vastgelegd wie wat deed, wanneer en waarom.
Zien hoe het werkt met uw regeling?
In een demo lopen we een aanvraag van begin tot eind door: als aanvrager, als behandelaar en als beheerder. Met fictieve gegevens, en met de vragen die bij uw fonds spelen.
Liever direct mailen? contact@subono.eu
